L’assistant IA

Ce qu’il sait

L’assistant répond à partir d’un instantané récupéré au moment où vous posez la question, limité à ce que votre rôle peut voir. Il a pour consigne de ne jamais prétendre que ses données sont obsolètes et de ne jamais vous renvoyer vers un autre système : pour ces données, il est la source.

• Présence en direct : qui est connecté, en retard ou absent aujourd’hui, et les dernières heures de connexion et de déconnexion.
• Heures du jour, de la semaine et du mois ; avertissements ; congés en cours et à venir ; équipe et rôle.
• Demandes de congé dans tous leurs états, blocs de congés approuvés, points quotidiens récents, événements du journal d’audit et présence en direct depuis le serveur de messagerie.
• Les métadonnées des documents RH, jamais leur contenu ; rien de vos fichiers, e-mails, écrans ou code source.

Une conversation, pas un champ de requête

Chaque personne dispose d’un fil. Les questions de suivi telles que « et la semaine dernière ? » ou « compare-la avec Omar » sont résolues par rapport aux tours précédents ; les huit derniers sont rejoués au modèle, tronqués pour borner le coût et la latence. Le fil persiste jusqu’à ce que vous démarriez une nouvelle conversation ou après 24 heures d’inactivité.

• Les réponses vont à l’essentiel d’abord : la première phrase est la réponse, quatre phrases au plus sauf si vous demandez le détail, un tableau pour comparer des personnes ou des périodes, et une ligne de note pour les réserves.
• Chaque réponse est étiquetée avec le fournisseur et le modèle qui l’ont produite. Si le fournisseur actif échoue ou expire, la requête est automatiquement relancée à travers la chaîne de bascule.
• Un sélecteur de modèle permet d’adresser une question à un fournisseur et un modèle précis sans changer le fournisseur actif ; les administrateurs peuvent le verrouiller avec ai.model_locked.
• Les administrateurs peuvent réécrire l’invite système (ai.ask_system_prompt) pour modifier la personnalité et les règles de l’assistant.

Who is late today and why?
How many hours did Lina do last week versus this week?
and Omar?

Dans la messagerie

Le bot répond aux mêmes types de questions par message direct. Les questions en libre-service sur votre propre dossier sont traitées à partir d’un ensemble fixe de modèles de requêtes : le modèle ne choisit que le modèle de requête et ses paramètres, et le produit exécute lui-même la requête avec votre identifiant utilisateur, de sorte qu’aucun texte libre n’atteint jamais la base de données.

• Combien d’heures cette semaine ou la semaine dernière, heures, connexion ou déconnexion d’un jour donné, jours travaillés et retards ce mois-ci, congés utilisés, et vos cinq derniers blocages.
• Après une commande, la conversation reste ouverte trente minutes pour poser des questions de suivi ou dériver vers une question générale sans réinvoquer le bot ; terminez-la avec /end, done ou bye.
• Les personas de bots dans les salons partagés répondent lorsqu’ils sont mentionnés avec @, sous leur propre identité, en utilisant le fil récent comme contexte.

how many hours did I do this week?
when did I sign in on Tuesday?
/pulse me

Voix

La parole est optionnelle et désactivée par défaut (voice.enabled). Dans le tableau de bord, vous appuyez, parlez et relâchez ; la transcription arrive dans le champ de saisie et est envoyée. Dans un salon, un message vocal n’est considéré comme adressé au bot que s’il commence par une phrase d’activation ; en message direct, aucun préfixe n’est nécessaire et une fenêtre de suivi continue d’écouter brièvement.

• La transcription utilise un modèle de reconnaissance vocale chez Groq ou OpenAI via le même client compatible OpenAI que les complétions de chat.
• Les réponses vocales sont désactivées par défaut ; lorsqu’elles sont activées, la synthèse vocale passe par OpenAI ou ElevenLabs avec une limite stricte de 1500 secondes d’audio par jour.
• Les conversations vocales conservent les 50 derniers tours par administrateur pour que l’assistant puisse se référer aux questions précédentes.

voice.enabled
voice.wake_word
voice.response_language
voice.max_turn_seconds

Confidentialité

• La question et son instantané de données sont envoyés au fournisseur que vous avez configuré, sans caviardage. Ne collez pas de secrets dans l’assistant. Avec un Ollama local, rien ne quitte l’hôte.
• L’historique des conversations est stocké côté serveur et limité à la personne. Les administrateurs voient dans le journal d’audit qu’une question a été posée (ai_query), pas le corps de la réponse.
• Les employés n’obtiennent des réponses que sur eux-mêmes ; les chefs d’équipe sur leurs subordonnés ; les managers sur leur arborescence ; les administrateurs sur tout le monde.